A dinâmica do Sistema Protocolo Integrado acontece da seguinte forma:

Os órgãos ou entidades extraem, periodicamente, em intervalos não superiores a 48 horas, os dados atualizados de seus sistemas de protocolo;
A partir destes dados, deverão ser gerados arquivos XML que atendam às regras definidas no Padrão de Dados para Integração;
Estes arquivos XML deverão ser enviados por meio de um serviço (web service) disponibilizado pelo Sistema Protocolo Integrado;
As informações enviadas serão disponibilizadas ao cidadão para consultas no Portal do Sistema Protocolo Integrado.

A figura abaixo exemplifica o funcionamento do sistema Protocolo Integrado: