Através dos responsáveis pela gestão documental da instituição, o órgão deverá solicitar o credenciamento no Portal do Barramento de Serviços do PEN (https://homolog.pen.portal.trafficmanager.net/) para definir o Comitê Gestor de Protocolo da instituição, que será responsável pela gestão e definição das unidades administrativas que poderão realizar o envio e recebimento de processos e documentos externos.

O Comitê Gestor de Protocolo é conjunto de usuários da instituição que poderão gerir os parâmetros de integração dentro do barramento de serviços do PEN, assim como definir o conjunto de unidades que poderão realizar o envio e recebimento de processos.

Para habilitar o primeiro gestor, é necessário o envio de instrumento normativo que comprove sua responsabilidade perante a gestão documental de sua instituição. O primeiro gestor poderá cadastrar novos usuários, permitindo que a gestão não fique centralizada em uma única pessoa.

Os administradores do Barramento de Serviços do PEN irão verificar, entre outros, o instrumento normativo, a vinculação ao órgão e demais dados cadastrais do gestor para aprovação do cadastro do Comitê Gestor de Protocolo.

A estrutura hierárquica do Poder Executivo Federal é estabelecida pelo Sistema de Organização e Inovação Institucional (Siorg), que engloba os órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional do poder executivo federal.

Caso o órgão/entidade não esteja na estrutura do Siorg, o gestor de protocolo deverá marcar a opção “Não” e cadastrar a raiz da nova estrutura. Após autorização do comitê, novas unidades poderão ser cadastradas pelo gestor de protocolo.

O usuário pode cadastrar um ou mais gestores para o Comitê Gestor de Protocolo.

O cadastro do sistema de Processo Eletrônico é realizado apenas pelos administradores do Portal de Barramento. Um dos requisitos para cadastro é a utilização de certificado digital. As seguintes informações são necessárias para o cadastro do sistema: Common Name e o Fingerprint. 

Os certificados de ambiente de homologação/desenvolvimento são gerados pela Coordenação Geral do Processo Eletrônico Nacional (CGPRO). Em ambiente de produção, o órgão/entidade deverá utilizar um certificado digital válido gerado por uma Autoridade de Registro – AR Confiável (Exemplo: ICP-Brasil, Certisign, Verisign, etc). 

O usuário deverá vincular um sistema de Processo Eletrônico para o comitê cadastrado.

Caso o órgão/entidade não utilize o SEI como Sistema de Processo Eletrônico, além do certificado digital, encaminha-se um pacote com a documentação necessária para o desenvolvimento de solução para integração com os serviços de Barramento de Serviços do PEN.

O gestor de protocolo possui autonomia para realização das parametrizações finais de seu órgão na plataforma. 

A principal configuração para iniciar a utilização da integração é definir quais as unidades administrativas do órgão serão utilizadas para realizar o envio e/ou recebimento de processos externos. Serão exatamente estas unidades que estarão disponíveis para as demais entidades externas para o envio dos processos e documentos. 

O Barramento de Serviços do PEN permite a configuração de diferentes abordagens, possibilitando que somente algumas unidades estejam disponíveis para envio (ex: somente unidades de protocolo) ou liberar o acesso para toda a estrutura organizacional realizar livremente o envio de processos. 

Desta forma, o gestor deverá definir qual a melhor abordagem para sua instituição alinhada às suas políticas interna de expedição de processos e documentos. 

Após esta definição, as unidades selecionadas estarão aptas a realizar o envio de processos/documentos e também estarão visíveis para os demais sistemas externos como unidades passíveis para envio de processos/documentos. 

Em complemento à definição das unidades administrativas que poderão fazer o envio e recebimento de processos externos (passo 03), o Barramento de Serviços do PEN também permite que sejam definidas unidades centralizadoras responsáveis por receber todos os processos enviados para a instituição, funcionando como unidades de protocolo. 

Exemplo:

Considere o cenário em que o órgão ABC definiu as seguintes unidades administrativas para realizar o envio de processos/documentos:

• Órgão ABC (raiz da organização)
• Secretaria de Assuntos Especiais
• Secretaria Executiva
• Secretaria de Planejamento e Orçamento
• Gabinete do Ministro
• Protocolo Central 

Neste cenário, as unidades acima também estariam visíveis externamente para que qualquer outra entidade externa possa enviar processos/documentos diretamente para elas, sem passagem por nenhuma outra área. 

Com a definição de uma unidade centralizadora, seria possível definir regras de encaminhamento, forçando que os processos externos enviados para as unidades acima sejam redirecionados para a Unidade Centralizadora definida. 

É possível configurar o Protocolo Central como Unidade Centralizadora do órgão ABC. Com isto, um processo enviado diretamente para o Gabinete do Ministro seria automaticamente redirecionado para o Protocolo Central do órgão. 

Após esta definição, as regras de redirecionamento já serão aplicadas para os novos processos/documentos recebidos. 

O último passo é integrar o Sistema de Processo Eletrônico do órgão com os serviços de integração do Barramento de Serviços do PEN. 

Os órgãos/entidades que adotam o SEI como sistema de protocolo devem instalar o módulo do SEI disponível no Portal Software Público (https://softwarepublico.gov.br/gitlab/sei/mod-sei-pen). Caso adote outro sistema, o órgão receberá por meio de e-mail um pacote de integração ao barramento. 

Alguns documentos presentes nesse pacote:

1) Modelo de dados do guia de padrões de Processo Administrativo Eletrônico;
2) Teste de funcionalidades REST via API;
3) interoperabilidade-pen-REST;
4) interoperabilidade-pen-SOAPUI.